Как провести аудит бизнес-процессов за 5 дней

Аудит бизнес-процессов – процедура не сказать, что бы сильно стандартизована, но по сути несет в себе ответ на вопрос — «правильно ли мы формализовали процессы и приближает ли это нас к процессному управлению?»

В каких случаях нужен аудит процессов?

1. Вы начали внедрение, но что-то пошло не так… (тяжело выделяются и описываются БП, большое сопротивление в коллективе, вы не уверены в правильности подхода и т.п.).
2. Вам кажется, что вы уже все внедрили, но эффективность работы не повысилась.
3. Внедрение БП привело к сильной бюрократизации компании, что начало отрицательно сказываться на бизнес-результатах.
4. Вам нужно оценить уровень владения руководителями информации о БП (аттестация).
5. Вам нужно оценить эффективность работы процессного офиса.

Методика

После нескольких десятков аудитов, я выработал некую методу, с которой и делюсь.

Первое, на что я смотрю -это система описания бизнес-процессов. Часто думают, что достаточно описать схемы и таблицы и все -формализованная система готова. Нет.

Анализ документов

Пакет формализованных материалов должен включать:

• Методику выявления и описания бизнес-процессов с форматами (глоссарий, таблицы, схемы, атрибуты и т.п.).
• Реестр бизнес-процессов, включающий в себя описание общей модели (процессы верхнего уровня) и перечень бизнес-процессов, необходимых к формализации с присвоением номеров и указанием разработчиков и согласующих.
• Регламент бизнес-процесса (собственно, само тело описания БП).
• Положение о системе управления на базе бизнес-процессов, в котором фиксируется ответственность за управление системой бизнес-процессов (полномочия Администратора), ответственность по иным ролям (Архитектор БП, Владелец БП, Исполнитель и т.п.), порядок разработки, утверждения, внесения корректировок и т.п.).

Интервью

После, я общаюсь с Архитекторами и Владельцами бизнес-процессов и пытаюсь понять:

• Как они понимают свою роль в управлению БП?
• Какие цели и показатели БП?
• Какие действия они предпринимают при возникновении трудностей во взаимодействии в рамках БП?
• Как они в целом оценивают процессное управление – помогает/мешает?

Оценка

По итогам двух итераций (анализ документов и интервью) я заполняю несколько бланков оценки:

1. Оценка качества бизнес-процессов, в которой я оцениваю Систему по 3-м параметрам См таблицу 1):
   • Уровень формализации БП.
   • Четкость закрепления ответственности ролей в документах.
   • Знание ключевыми участниками (а это – Архитектор и Владелец БП) последовательности реализации.

2. Оценка качества системы управления бизнес-процессами, которая оценивается по 10-и параметрам (см Таблица 2):
   • Наличие ответственного за развитие системы управления БП.
   • Формализация.
   • Согласованность.
   • Визуализация.
   • Систематизация и доступность.
   • Методология.
   • Система обучения и контроля знаний.
   • Связь с денежной мотивацией.
   • Система мониторинга и актуализации.
   • Уровень автоматизации.

Выводы

Результаты аудита БП можно выразить графически и/или в цифровом выражении и ставить в качестве KPI для Администратора (его еще называют — Главный Архитектор БП).

Эта информация уже дает понимание Руководителю организации и ТОП-менеджерам, где узкие места и куда нужно развивать систему, но есть приятный бонус…

В процессе знакомства с бизнес-процессами, так или иначе складывается картинка по общим «узким местам» развития компании.

«Вылезают» проблемы со стратегическим развитием, построением организационной структуры, системы мотивации, системы совещаний и т.п.

Эта информацию я тоже вношу в Отчет и акцентирую на ней внимание.

Значение

Вы знаете тезис, что нельзя решить проблемы с того уровня, на котором она образовалась. Так вот, причины неэффективного внедрения БП лежат чаще всего в области Стратегического комплекса вопросов (Миссия, Видение, Ценности, Стратегия, Цели). И когда в компании они не проработаны, то нет векторов, задающих направление процессной системе управления.

Но это уже тема другого поста…