Корневые причины проблем: зачем и как выявлять

Понимание истинных причин низкой эффективности обеспечивает более половины успеха по их преодолению.

А проблема здесь в том, что нам свойственно быстро реагировать на инцидент и искать виновных, чем разобраться в причинах его возникновения. А ведь любая ошибка сотрудника на рабочем месте— это следствие не выстроенной системы.

Методика «5 почему»

Мой самый любимый метод — методика «5 почему?» Суть метода такова — нужно сформулировать проблему и последовательно задавать вопрос «почему это произошло?». Через несколько итераций вы получите корневую причину проблемы и ее решение будет лежать на поверхности.

Случай из консультационной практики

Проблема

По ключевой наменклатуре регулярно срывается месячный план закупок.

1-е «Почему»
Выбран месячный лимит и чтобы не лишиться премии, закупка переносится на следующий месяц.

2-е «Почему» перевыбран месячный лимит?
Потому что в прошлые периоды закупили то, что оказалось невостребованным.

3-е «Почему» то, что купили оказалось невостребованным?
Потому что был введён срочный внеплановый заказ, который изменил структуру расхода сырья.

4-е «Почему» введение нового заказа повлияло на срыв закупок по остальным заказам?
Потому что отдел закупок не был вовремя проинформирован.

5-е «Почему» отдел закупок не был вовремя проинформирован?
Потому что отдел продаж не разместил информацию о новом заказе в информационной системе, а «в ручном режиме» отдел закупок узнаёт только на еженедельной планерке.

Вариант решения

Внеплановый заказ принимается в работу только после подтверждения от отдела закупок.

Из данного примера наглядно видно, что процесс сорван в одном подразделении, а ответственность за срыв находится в другом.

Хорошая привычка

Развитие данного навыка позволяет сотрудникам быстро, конструктивно и бесконфликтно решать возникающие проблемы и приходить к руководителю с проработанными вариантами решений.